1. Chức năng
Phòng Hành chính – Tổ chức có chức năng tham mưu và giúp Hiệu trưởng, Ban Giám hiệu trong thực hiện công tác tổ chức, cán bộ; bảo vệ chính trị nội bộ; công tác hành chính, tổng hợp, văn thư, lưu trữ; công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật; công tác hợp tác quốc tế; công tác Bảo hiểm xã hội; công tác y tế của Nhà trường theo quy chế, quy định của Thanh tra Chính phủ và quy chế về tổ chức hoạt động của Trường.
2. Nhiệm vụ
a) Công tác hành chính, tổng hợp
– Thực hiện việc kiểm soát thể thức, kỹ thuật soạn thảo các văn bản do các đơn vị, phòng, khoa, trung tâm chuẩn bị trước khi ban hành;
– Xây dựng lịch công tác hàng tuần; theo dõi, tổng hợp kết quả thực hiện kế hoạch công tác tuần, tháng, quý, năm của các đơn vị, phòng, khoa, trung tâm, xây dựng báo cáo theo quy định Thanh tra Chính phủ; tổng hợp, cập nhật thông tin từ các phòng, khoa, trung tâm phục vụ cho hoạt động chỉ đạo, điều hành của Hiệu trưởng;
– Tham mưu xây dựng, tổ chức thực hiện các quy định về công tác quản lý hành chính, công tác văn thư, lưu trữ, tiếp nhận, xử lý, quản lý và luân chuyển, phát hành văn bản đi, văn bản đến; tổ chức quản lý và thực hiện chế độ bảo mật các tài liệu mật theo quy định của Nhà nước; thực hiện việc chuyển phát tài liệu, giáo trình, công văn, các phương tiện phục vụ công tác giảng dạy theo đúng quy trình, quy định; in ấn, quản lý phôi chứng chỉ, chứng nhận, giấy khen và thủ tục thanh quyết toán theo quy định;
– Thực hiện việc quản lý con dấu của Trường và sử dụng đúng quy định, cấp và chứng nhận, xác nhận các loại giấy tờ trong công tác hành chính được Hiệu trưởng uỷ quyền để ký thừa lệnh; cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho viên chức được cử đi công tác; xác nhận giấy đi đường cho khách, học viên đến công tác và lưu trú tại Trường;
– Trực tiếp làm đầu mối trong công tác cải cách hành chính; theo dõi, giám sát, kịp thời tham mưu thực hiện biện pháp chấn chỉnh các sai sót trong thủ tục hành chính của Nhà trường;
– Chuẩn bị các báo cáo giao ban, làm thư ký các hội nghị giao ban; chủ trì soạn thảo các thông báo kết luận của Hiệu trưởng tại hội nghị giao ban gửi các đơn vị, kiểm tra, giám sát, đôn đốc các đơn vị thực hiện các kết luận giao ban;
– Hướng dẫn khách đến giao dịch công tác, làm việc với Nhà trường.
b) Công tác tổ chức, cán bộ
– Tham mưu việc xây dựng, kiện toàn và phát triển bộ máy, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị; xây dựng các văn bản về công tác tổ chức, cán bộ;
– Chủ trì, phối hợp với các phòng, khoa, trung tâm xây dựng kế hoạch về nhu cầu nhân lực, xây dựng đề án vị trí việc làm; tham mưu, làm đầu mối và tổ chức thực hiện công tác xây dựng quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng và phát triển đội ngũ cán bộ;
– Tham mưu, làm đầu mối và tổ chức thực hiện quy trình tuyển dụng viên chức; ký hợp đồng làm việc với viên chức; ký hợp đồng lao động với người lao động;
– Tham mưu thực hiện quy trình đánh giá viên chức hằng năm; thường trực công tác thi đua khen thưởng; quản lý hồ sơ, lý lịch viên chức và người lao động, xác nhận lý lịch viên chức (trừ hồ sơ của Ban Giám hiệu);
– Tham mưu, đề xuất các chế độ chính sách theo quy định chung cho viên chức và người lao động; tham mưu thực hiện việc tổ chức đánh giá, xét duyệt nâng bậc lương, phụ cấp thâm niên hàng năm theo quy định; làm thường trực Hội đồng xét nâng lương thường xuyên và nâng lương trước thời hạn;
– Tham mưu và làm đầu mối thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ;
– Thực hiện công tác Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm xã hội theo quy định.
c) Công tác y tế
– Tham mưu cho Ban Giám hiệu và chủ trì việc tổ chức khám sức khỏe hàng năm cho viên chức và người lao động;
– Giám sát vệ sinh an toàn thực phẩm tại bếp ăn Nhà trường, công tác vệ sinh môi trường;
– Thực hiện công tác Y tế đối với viên chức, người lao động Nhà trường và học viên các khóa học; công tác phòng dịch trong Trường.
d) Công tác hợp tác quốc tế
– Tham mưu cho Ban Giám hiệu thực hiện các hoạt động đối ngoại của Trường, hợp tác quốc tế về đào tạo, bồi dưỡng;
– Xây dựng kế hoạch, chương trình tiếp đón, làm việc với các đoàn khách quốc tế;
– Phối hợp với các phòng, khoa, trung tâm và các đơn vị khác về chương trình làm việc, học tập của các đoàn quốc tế đến làm việc tại Trường; – Thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo của Ban Giám hiệu.
